DMS

Document Management System

DMS (Document Management System) je sistem za upravljanje poslovnom dokumentacijom i on prati životni ciklus svakog dokumenta. Svaki dokument se unosi u sistem, tako da se dalja razmena i upravljanje obavlja elektronskim putem. Cilj DMS sistema je ušteda vremena i novca.

Primena DMS sistema ne zavisi od veličine nekog preduzeća ili organizacije, već od složenosti poslovnih procesa i količine papirne dokumentacije kojom preduzeće svakodnevno upravlja. Advokatske kancelarije svakodnevno upravljaju velikim brojem dokumenata i za njih je DMS sistem od velikog značaja, iako se ne smatraju velikim preduzećima.

Kako praktično funkcioniše DMS sistem?

Kada dokument stigne u preduzeće (npr. faktura), zaposleni prima dokument i šalje ga na validaciju licima koja su odgovorna za taj segment poslovanja. Nakon što dokument fizički prođe kroz sve potrebne sektore i bude odobren od strane odgovornih lica, salje se u računovodstvo radi knjiženja. Fizički proces kretanja dokumenta kroz preduzeće nosi sa sobom brojne rizike, kao što je gubitak dokumenta, neovlašćeni uvid u dokument, ostećenja papira i brojne druge rizike koji se mogu negativno odraziti na poslovanje preduzeća. DMS sistem sprečava nastanak takvih problema, jer je dokument u elektronskom obliku, što olakšava i ubrzava proces razmene i istovremeno štedi novac preduzeću, jer se gubi potreba dodatnog štampanja dokumentacije i fizičkog skladištenja iste.

Kome je potreban DMS?

Malim, srednjim i velikim preduzećima

DMS sistem je potreban svim preduzećima, nezavisno od njihove veličine.

Preduzećima koja imaju problem sa skladištenjem dokumentacije

Ukoliko preduzeće ima problem sa skladištenjem dokumentacije, DMS sistem je pravo rešenje, obzirom da se dokumentacija skladišti elektronski.

Preduzećima koja imaju problem sa razmenom dokumentacije

DMS sistem je potreban svim preduzećima koja prilikom razmene dokumentacije utroše previše vremena.

Preduzećima koja imaju probleme sa čestim gubitkom ili oštećenjem papirnog dokumenta

U razmeni dokumentacije, dešava se da se papir negde izgubi ili ošteti, pocepa. Uvođenjem elektronskog dokumenta putem DMS sistema, ovi rizici se neutrališu.

Da li je vašem preduzeću potreban DMS?

Koji poslovni procesi usporavaju celokupno poslovanje?

Važno je znati koji su to tačno poslovni procesi koji dovode do zastoja u poslovanju. U kom sektoru se najčešće javljaju neusaglašenosti, greške i usporen rad.

Koja dokumentacija stvara najviše problema?

Razmotrite koja je to dokumentacija sa kojom imate najviše problema.

Na koji način tražimo dokumentaciju i koliko je vremena za to potrebno?

Traženje podataka i dokumentacije ne treba predstavljati problem. Naime, ovaj proces je sastavni deo svakodnevnog poslovanja i treba ga maksimalo ubrzati, inače je vreme provedeno u traženju podataka i dokumentacije izgubljeno.

Koliko vremena trošimo na razmenu i dostavljanje dokumentacije?

Ovo vreme ne treba da je duže od dva minuta. Međutim, ako govorimo o fizičkoj razmeni dokumenata, znamo da ovakav način razmene može potrajati i do nekoliko nedelja.

Koliko vremena i novca trošimo na kopiranje i štampanje dokumentacije?

DMS sistem eliminiše potrebu kopiranja i štampanja dokumentacije, čime skraćuje vreme poslovnih procesa i štedi novac.

DMS