e-Arhiva

Trajno i bezbedno arhiviranje i upravljanje celokupnom dokumentacijom

Dokumentacija preduzeća je od velikog značaja i to je jasno, ali kada se radi o skladištenju i čuvanju tih dokumenata, mnoga preduzeća taj segment poslovanja stavljaju u drugi plan i oslanjaju se na fizičko skladištenje i čuvanje mnoštva papira na različitim mestima u preduzeću.

Problemi čuvanja papirne dokumentacije

Problem nastaje kada treba pronaći konkretni dokument odnosno tačan podatak na tom dokumentu. Postoje i drugi problemi kod čuvanja ili skladištenja dokumenata u papirnom obliku kao što su:

Papir vremenom bledi (postaje teško čitljiv, a time i manje razumljiv i upotrebljiv);

Papir se može uništiti (pocepati, isprljati, čime se može osporiti punovažnost dokumenta);

Gubljenje vremena u razmeni pronađenog dokumenta (uzet dokument iz papirne arhive nosi se na uvid radi analize, a potom nema sigurnosti da je i vraćen nazad u arhivu);

Potreban je dodatni fizički prostor za skladištenje dokumentacije;

Potreban je dodatni fizički prostor za skladištenje dokumentacije.

Postavlja se pitanje, kako rešiti sve navedene probleme jednim rešenjem?

Rešenje – Elektronska arhiva

Rešenje postoji i vrlo je jednostavno, a to je prevođenje celokupne dokumentacije u elektronski oblik. U okviru EDOPS Document Office-a postoji poseban modul namenjen elektronskoj arhivi pod nazivom Elektronska pisarnica (EDOPSpis). Unutar ovog modula moguće je svu dokumentaciju:

Elektronski arhivirati (izvršiti digitalizaciju);

Efikasno upravljati dokumetacijom (validirati, razmenjivati, pretraživati,kontrolisati pristup);

Čuvati je tj. skladištiti je na bezbednom mestu.

Program isplaćuje sam sebe. Kako?

Ukoliko preduzeće odluči da unapredi svoje poslovanje uvođenjem EDOPS Dokument Office i njegovog modula EDOPSpis, celokupnu investiciju može isplatiti u jako kratkom periodu. Isplativost se realizuje preko:

Uštede u štampi;

Smanjenju vremena pri validaciji i distribuciji dokumenta

Dokument je dostupan shodno pravima pristupa, kako unutar preduzeća, tako i izvan preduzeća;

Nema izgubljenog dokumenta.

Dodatna ušteda se može ostvariti digitalizacijom postojećih bitnih dokumenata koji su nastali tokom poslovanja pre uvođenja elektronske arhive i od tog trenutka rad sa tim dokumentima je elektronski.

Pošto su razlozi uvođenja bespapirnog poslovanja u svakodnevni rad evidentno neoborivi, postavlja se pitanje bezbednosti te dokumentacije.

Koliko je dokumentacija koja je arhivirana u elektronskom obliku bezbedna?

Bezbednost dokumenata u elektronskoj arhivi ogleda se u:

Lakom definisanju prava pristupa kao i prava u radu sa dokumentima (pravo gledanja, štampanja, snimanja, brisanja..);

Bezbedonosne kopije sistema su automatizovane na jednu ili više lokacija;

Uvek je vidljiva poslednja verzija dokumenta bez obzira na mesto pristupa;

Jasno su vidljive izmene u podacima i dokumenima i obrazložene su imenom korisnika, vremenom, imenom računara na kome se desila promena;

Nema gubljenja dokumenta;

Povezivanje raznorodnih dokumemenata putem linkova (veza).

Prema tome, slobodno možemo reći da je EDOPSpis najbolje moguće rešenje za arhiviranje i upravljanje dokumentacijom.

Elektronska pisarnica (EDOPSpis) je primenjena u praksi u mnogim preduzećima već dugi niz godina. Tokom godina, ovaj modul redizajnira se shodno potrebama korisnika. U zavisnosti od oblasti rada korisnika, mogu se postaviti specijalizovane maske za rad. (knjigovodstvene agencije, advokatske kancelarije, proizvodna preduzeća, javne uprave i dr.).

Zašto odabrati EDOPS?

EDOPS Solution je jedna od prvih IT kompanija koja je razvila modul Elektronske pisarnice. EDOPSpis modul je u upotrebi više od jedne decenije, što potvrđuje praktičnu primenljivost u radu, kao i stotine zadovoljnih korisnika.

Više od 15 godina iskustva;

Program se može koristiti na bilo kom jeziku;

Garancija kvaliteta;

Obuka svih korisnika;

Profesionalna tehnička podrška 24h;

Mogućnost naknadne integracije sa drugim modulima.

Zakažite besplatnu prezentaciju

Kontaktirajte nas